Manchmal muss es schnell gehen: Wenn es im Haus brennt. Wenn man wegen Hochwasser die Wohnung verlassen muss oder das Wohnviertel evakuiert wird. Für solche Fälle ist es daher sinnvoll, einen Ordner mit allen wichtigen Dokumenten griffbereit zu haben.
Diesen Ordner sollten Sie so aufbewahren, dass er leicht zugänglich ist und alle Familienmitglieder sollten wissen, wo er zu finden ist. Damit Sie im Notfall nicht panisch danach suchen müssen. Dafür hat man auch gar nicht die Zeit.
Wichtigen Dokumente digital sichern
Zudem ist es sinnvoll, Kopien von wichtigen Dokumenten digital zu sichern und bei Freunden, Verwandten, einem Notar, Anwalt oder in einem Bankschließfach zu hinterlegen. Bei Verlust können die Kopien sehr nützlich sein, auch wenn man viele Dokumente wiederbeschaffen muss. Wer auf Jobsuche ist, kann schnell auf Zeugnisse, Lebenslauf und Fortbildungsunterlagen zugreifen und spart sich das Kopieren.
Wenn Sie diese Dokumente zusammensuchen, können Sie auch gleich schauen, welche Unterlagen Sie aussortieren können. Kontoauszüge oder Rechnungen müssen Sie beispielsweise nicht ewig aufbewahren. Für gewisse Dokumente gibt es feste Fristen.
Bankschließfach für Dokumente und Wertsachen
Wichtige Originaldokumente kann man natürlich auch in einem Bankschließfach aufbewahren. Genau so wie Fotos und Belege von Wertgegenständen, die man zu Hause hat, aber nicht im Bankschließfach lagern möchte. Kopien Ihrer Originaldokumente sollten Sie dann aber auf jeden Fall zu Hause haben. Denn Original und Kopien sollten nie am gleichen Ort aufbewahrt werden.
Feuerfeste Dokumentenbox für zu Hause
Die wichtigen Dokumente kann man natürlich nur retten, wenn man zu Hause ist. Aber auch in Abwesenheit kann einiges passieren. Es gibt inzwischen feuerfeste Dokumentenboxen, in denen man Papierdokumente, USB-Sticks und externe Festplatten einschließen kann. Die Boxen sind zudem wasserfest. Sollten Sie sich so eine Dokumentenbox anschaffen wollen, dann schauen Sie auf die Herstellerangaben, was die Box im Extremfall aushält. Im Vergleich zu einem Tresor ist sie auf jeden Fall leichter zu transportieren. Ein Nummernschloss ist sinnvoll, weil man nicht noch an den Schlüssel denken muss.
Was Sie beachten müssen, wenn Sie Dokumente digitalisieren wollen
Wichtige Dokumente digital zu sichern ist auf jeden Fall sinnvoll. Es ist aber zeitaufwendig. Bevor man damit anfängt, sollte man sich Gedanken machen, wo man die Dokumente speichern will. In einer Cloud, auf dem Rechner, einer externen Festplatte oder auf USB-Sticks?
Daten sichern in der Cloud
Wer eine Cloud in Betracht zieht, kann zwar jederzeit von überall auf die Daten zugreifen, gibt aber die Daten aus der Hand und die Anbieter sitzen nicht immer in Deutschland. Deshalb sollte man sich vorher die allgemeinen Geschäftsbedingungen durchlesen und einen Anbieter aus Deutschland oder Europa auswählen, denn da gilt dann das deutsche oder europäische Datenschutzrecht.
Kopien speichern auf externen Datenträgern
Am besten speichert man die Daten auch auf verschiedenen Speichermedien. Denn ein kleiner USB-Stick kann schnell verloren gehen. Deshalb besser wichtige Dokumente auf einer oder zwei Festplatten speichern. Die Speichermedien sollten dann an einem Platz aufbewahrt werden, wo sie vor Licht und Feuchtigkeit geschützt sind.
Schauen Sie, dass Sie die gespeicherten Daten regelmäßig aktualisieren. Und nach spätestens zehn Jahren sollen Sie die Datenträger gegen neue austauschen.
System beim Archivieren spart später Zeit
Wichtig ist auch, dass man zum Scannen der Unterlagen einen leistungsfähigen Scanner benutzt. Die einzelnen Dokumente sollten dann einheitlich und gut beschriftet in entsprechende Unterordner gespeichert werden, so dass man schnell findet, was man sucht.
Zu beachten ist, dass die Dokumente als PDF gespeichert und regelmäßig in gängige Dateiformate und auch auf neue Speichermedien übertragen werden. Sie sollen ja lesbar bleiben.
Von einer Verschlüsselung raten Experten ab, denn es kann sein, dass nach vielen Jahren der Schlüssel dafür nicht mehr zur Verfügung steht.
Wie bekomme ich bei Verlust meine Dokumente wieder?
Wenn die Dokumente weg sind, muss man sie wieder beschaffen. Das kann mühselig sein und meist kosten sie Geld.
Personalausweis und Reisepass kann man bei Verlust beim Bürgeramt seiner Stadt oder bei der Verbandsgemeinde gegen Gebühr ausstellen lassen. Bedürftige bekommen Ausweisdokumente auch schon mal kostenlos.
Führerschein und Fahrzeugpapiere
Den Führerschein bekommt man bei der Stadt- oder Kreisverwaltung ebenfalls gegen eine Gebühr. Fahrzeugpapiere und Zulassungsbescheinigungen gibt es bei der Zulassungsstelle.
Wichtig: Für den Personalausweis, den Reisepass und den Führerschein braucht man ein biometrisches Passbild.
Neue Krankenversicherungskarte und Bankkarten beantragen
Eine neue Krankenversicherungskarte muss man bei seiner Krankenversicherung beantragen. Die schickt dann eine neue Karte zu. Bank- und Kreditkarten muss man ebenfalls bei seiner Bank anfordern und die alten Bankkarten sperren lassen. Unter der Telefonnummer 116 116 erreichen Sie den Sperr-Notruf rund um die Uhr.
Abschlusszeugnisse wiederbeschaffen
Schulabschluss-Dokumente bekommt man bei seiner alten Schule. Die Dokumente, die den Universitätsabschluss belegen, kann man sich bei seiner Universität ausstellen lassen.
Dokumente über den Berufsabschluss bekommt man bei der Stelle, die sie ausgestellt hat. Eine Zweitschrift des Gesellenbriefs kann man bei der Handwerkskammer beantragen.
Neue Geburtsurkunde
Die Geburtsurkunde kann man sich beim Standesamt des Geburtsortes ausstellen lassen.
Einbruch – was tun?
Was mache ich, wenn bei mir eingebrochen wird? Nach einem Einbruch sind ein kühler Kopf und richtiges Verhalten gefragt. Wir helfen Ihnen zu überlegen, was zu tun ist.
