Ein paar Minuten zu lang im Auto oder in der Hosentasche und es ist passiert: Der Kassenbon ist nicht mehr lesbar. So lassen sich die empfindlichen Quittungen gut archivieren.
Einen Kassenzettel benötigt man oft noch mehrere Jahre nach dem Kauf. Besonders für die Steuererklärung ist das notwendig oder wenn eine Garantie nachgewiesen werden muss.
Das Problem: Thermopapier kann schon nach wenigen Wochen anfangen, unlesbar zu werden. Vor allem Temperatur und Luftfeuchtigkeit können dem Papier gefährlich werden. Mit diesen fünf Tipps wird die Haltbarkeit des Kassenbons verlängert.
1. Lagerung
Ideal wäre eine Temperatur von konstant 20 Grad Celsius, eine relative Luftfeuchtigkeit von 50 Prozent und die Vermeidung von Lichtquellen. Welche Büros bieten ein solches Klima? Wohl die wenigsten.
2. Kunststoffe meiden
Auch andere Kunststoffe können den Kassenbon zerstören: Lagern Sie Ihre Kassenzettel deshalb nicht in Klarsichthüllen. Die enthaltenen Weichmacher beschleunigen den Prozess. Auch Gerbmittel in Portemonnaies gehören dazu.
Das Problem: Die temperaturempfindliche Schicht auf dem Thermopapier reagiert nicht nur mit Hitze. Dass die darin enthaltenen Farbpigmente, Farbbildner, Entwickler, Binder und Hilfsstoffe mit anderen chemischen Stoffen reagieren, lässt sich kaum vermeiden, aber minimieren.
3. Einscannen oder kopieren
Zur Sicherheit können Rechnungen oder Belege auch kopiert oder eingescannt werden. Beide Varianten sind jedoch mit ein wenig Aufwand verbunden. Beim Einscannen müssen die Dateien noch lokal oder in einer Cloud gespeichert werden.
4. Apps für die Buchhaltung
Eine einfache Lösung können auch Apps für das Smartphone sein. Die App-Stores von Apple und Android bietet bereits eine ganze Reihe hochbewerteter Anwendungen, mit denen sich die Zettelwirtschaft mit dem Handy archivieren und organisieren lässt.
Das Scannen übernimmt die Smartphone-Kamera. Die Kopien landen anschließend lokal auf dem Gerät oder optional in einer Cloud.
5. Thermopapier ganz vermeiden
Bei teuren Einkäufen ist es auch ratsam, mit der EC- oder Kreditkarte zu zahlen. Wenn auf dem Kontoauszug klar erkennbar ist, welches Produkt wann und wo gekauft wurde, ist der Kontoauszug genauso viel wert wie ein Kassenbon.
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